Hace unos días coincidí con un Magistrado en un Congreso, y entre varios temas, empezamos a hablar de lo que ha cambiado la actividad jurisdiccional en los últimos años. En la conversación surgió la pregunta sobre qué materias tramitaba en la actualidad, y expresé que ya no ejercía desde algún tiempo, ya que ahora me dedicaba al legal tech.
Cuál fue mi sorpresa cuando de forma inmediata me preguntó «eso es un software, ¿no?». Y entonces, la conversación derivó a qué debe entenderse por legal tech, qué impacto está teniendo y puede llegar a tener en la práctica de los servicios legales y la administración de justicia, y porqué debe ser valorada de forma positiva por todos los operadores jurídicos.
Definitivamente, legal tech es un concepto que está de moda en el sector. Todos oímos hablar acerca de este concepto. Pero no todos llegamos a tener realmente claro qué es o qué significa, porqué está tan en boga, y qué mejoras puede ofrecer al sector.
El concepto legal tech empezó a utilizarse en el Reino Unido y Estados Unidos, y surge de la combinación abreviada de los vocablos legal y technology. Y muchas son las definiciones con las que contamos.
Es curioso que el referente a nivel mundial de la transformación digital del sector legal, Richard Susskind no emplee el término legal tech. Siempre habla de tecnologías disruptivas y su aplicación al sector legal para su transformación.
Desde mi punto de vista, Legal Tech supone el uso de la innovación, la tecnología y de las soluciones digitales para ayudarnos a ser más productivos y más eficientes, aligerando nuestra carga de trabajo. Lo que nos permitirá optimizar la gestión de nuestro tiempo y nuestros recursos, y así poder prestar servicios jurídicos más competitivos y de mayor calidad.
Pero para que realmente opere con todo su potencial, exige un cambio cultural, de paradigmas, de metodologías, de redefinición de procesos, de estructura organizativa y operativa, y en esencia, que se reinvente el modo tradicional de prestar los servicios legales.
I. Del potencial de la tecnología y la innovación en la mejora de nuestra eficiencia
Ya dice el refrán que «del dicho al hecho, hay un trecho», y todos sabemos que el papel lo aguanta todo, y que una cosa es la teoría y otra bien distinta, es la práctica.
Pero mi firme convencimiento sobre las mejoras de eficiencia que la innovación y la tecnología puede aportar a nuestra profesión, no es fruto de una fe ciega o porque esto del legal tech vende mucho en los tiempos que corren.
Por mi trabajo, he podido comprobar y sigo corroborando día a día, cómo las nuevas metodologías y las soluciones digitales aportan un inestimable valor a nuestra actividad. La certeza de que la innovación y la tecnología aligeran de forma significativa nuestra carga de trabajo, es fruto de la propia experiencia. He visto como tareas que requerían de equipos de varias personas, ahora pueden ser asumidas por una sola, porque los tiempos de gestión se reducen a segundos, cuando antes fueran minutos, sin necesidad de intervención manual.
El legal tech debe ser entendido como una herramienta necesaria más en el correcto desarrollo de nuestra profesión, al igual que ya lo sea nuestro teléfono, el procesador de texto de nuestro ordenador, la aplicación para la gestión del correo que tengo instalado en mi equipo, o una base de datos jurisprudencial o un compendio normativo, que habitualmente utilice para consultas legales. Los primeros se refieren a herramientas que afectan a la forma y modo de ofrecer mis servicios, mientras las segundas se refieren al fondo o contenido. Pero todos sabemos que tanto unas como otras, son igual de esenciales para el desarrollo de nuestra actividad.
Estas soluciones nos permitirán ser mucho más eficientes y así obtener los mejores resultados con una mínima inversión. Posibilita que ejecutemos una determinada partida de trabajo empleando la menor cantidad de recursos, o en el menor tiempo posible, lo que lleva asociado un incremento de nuestra productividad, permitiéndonos asumir más trabajo sin coste adicional, o simplemente podremos disponer de más tiempo para destinar a otras tareas, reduciendo los costes e incrementando los beneficios de cada asunto tramitado.
Nuestra carga de trabajo se verá agilizada y aligerada automatizando parcial o totalmente el componente rutinario y de escaso valor de nuestras tareas, pero que son parte esencial e imprescindible en la gestión de los asuntos, ayudándonos a disminuir de forma significativa los tiempos de gestión.
Imaginemos, por ejemplo, el completar los datos de un escrito de trámite sencillo del que ya tenemos preparada una plantilla o modelo, como pueda ser aportar el número de cuenta de nuestro cliente, para que el juzgado pueda transferir las cantidades consignadas a su favor en la cuenta judicial. Si bien incluir en el documento el juzgado, número de autos, datos de las partes o el propio número de cuenta no es una tarea que nos lleve mucho tiempo, unos cuantos minutos sí que conlleva el proceso. Pero si contamos con un software de gestión donde esté consignada toda esta información, generar el escrito se circunscribe únicamente a seleccionar el tipo de plantilla de documento que queramos generar, y el sistema lo articulará incluyendo toda esta información a golpe de un solo clic. Y si además nuestro aplicativo permite completar las presentaciones de forma automatizada en la plataforma judicial, esta se realizará igualmente a golpe de ratón.
Y si, además, tenemos que interesar averiguación de domicilio de otro expediente, celebración telemática de la vista informando de los datos en otro, aportar el poder en otro, y así sucesivamente podría nombrar gran cantidad de escritos de escaso valor que habitualmente debemos generar, todos ellos podrán articularse y presentarse de la misma manera.
Esta dinámica genera mayores eficiencias aún, cuando las partidas pueden ser generadas en bloque. Imaginemos que nos entra un nuevo cliente en el despacho que quiere que le gestionemos una cartera de aproximadamente cien procedimientos judiciales que actualmente se gestiona por otro despacho, con el que no está muy satisfecho. Una vez dado de alta todos los asuntos en nuestro software (proceso del que puede evitarse la gestión manual a través de importación masiva de información, datos y documentos, o automatizándose su volcado a través de tecnología OCR y RPA, por ejemplo), de todos ellos podremos pedir al compañero la venia, a través de emails generados de forma automatizada para cada uno de los asuntos, y una vez concedida, podrá ser comunicada al juzgado, autogenerándose el escrito y presentándose en Lexnet también de forma automática y todos ellos a la vez, en bloque o en lote, literalmente a golpe de clic. Se trata de seleccionar los expedientes sobre los que generar los documentos que corresponda (email o escrito para presentar adjuntando el documento de la venia concedida), para luego igualmente indicar si debe ser enviado por correo, para el caso del email, o presentado en la plataforma judicial, en caso del escrito. El proceso, que requeriría de unos 5 minutos aproximadamente para generar el email, o de entre 5-10 minutos para preparar el escrito y presentarlo en Lexnet, puede circunscribirse a escasos segundos. Lo que supone una mayor capacidad de trabajo y un considerable incremento de la productividad.
Al reducirse los tiempos de gestión en su ejecución, nos permitirán mejorar la calidad de los servicios prestados, ya que podremos disponer de más tiempo para estudiar, plantear y preparar los asuntos de mayor complejidad, realizar más acciones de captación y fidelización de clientes, estar más pendientes de los clientes del despacho y tener más tiempo para atenderlos, por referir algunos ejemplos, lo que mejorará y repercutirá de forma significativa en este aspecto.
II. Nuevas oportunidades para el crecimiento de nuestro despacho
El Legal Tech nos ofrece nuevas oportunidades y formas de entender nuestra actividad. Los cambios en la estructura, y metodologías de trabajo, con el apoyo de la tecnología y a través de la innovación, transmutará el modo de ejecutar nuestros procesos, redefiniéndolos y optimizándolos. Este nuevo concepto ofrece una ruptura con los métodos tradicionales, reinterpretándolos para hacerlos más eficientes, eficaces, accesibles, asequibles, extremadamente competitivos y de excelente calidad. Atributos todos ellos que serían impensables si no fuera a través de la tecnología y metodologías innovadoras, que impactan de forma contundente en el esfuerzo que debamos dedicar a la gestión de cada uno de los expedientes que tengamos encomendados, posicionándose como una potente herramienta de trabajo para los juristas.
En definitiva, nuestra mayor capacidad productiva nos posibilitará poder asumir mayor número de asuntos, sin aumentar los recursos o el tiempo requerido para ello, lo que impactará en el crecimiento económico de nuestra actividad. O bien podremos destinar el tiempo que ahorremos, a otras partidas o actividades fundamentales y de gran valor para nuestra profesión.
Es por ello que el legal tech debe ser entendido como herramienta de mejora para nuestra gestión empresarial, como palanca motora de una gestión más eficiente, de servicios más competitivos y de mayor calidad, y como elemento diferenciador respecto de la competencia que nos posibilitará aventajarlos en el mercado.
III. La era digital ha cambiado las reglas del juego
La era digital que nos arrolla, ha cambiado mucho las reglas del juego. Ahora, a través de la red, puedes acceder a clientes que estén en la otra punta del planeta, cuestión impensable en la era pre-digital. Cualquier potencial cliente que necesite de servicios jurídicos, antes de contactar con un despacho, hace un estudio de mercado, buscando los mejores especialistas, que además oferten los precios más económicos y que cuenten con las mejores reseñas en Google o en las redes sociales.
En estos días, la reputación se constituye como en un envidiable valor y preciado tesoro, que puede crecer a niveles exponenciales a través de las redes e internet, pero un mínimo desliz, puede tener una catastrófica repercusión dada la difusión inmediata y de gran alcance que estos medios ofrecen.
La tecnología y la innovación se convierten en grandes aliados a la hora de captar clientes y de ofrecer información, dada la inmediatez y accesibilidad, así como asequibilidad que procuran. Y en este sentido, la experiencia de cliente puede ser llevada a niveles nunca experimentados en el sector, ayudando a forjar una sólida reputación.
Ya es raro el despacho que no cuente con presencia en la red, que no tenga landing page a la que redirigir los leads generados al activar campañas en redes sociales. Cada vez es más común contar con asistentes virtuales que orienten a los usuarios en sus consultas jurídicas, y que, contratar servicios legales a través de la web sea tan fácil como autocompletar tus datos (que por defecto tu ordenador ya te sugiere de manera que se completen de forma automática), y firmar digitalmente la hoja de encargo.
Pero ésta es solo la fachada. Porque lo cierto y verdad es que, aunque todos somos conscientes de la visibilidad en el mercado que la era digital nos ofrece, aún nos cuenta entender que para aprovechar todo el potencial que las nuevas tecnologías nos brindan, debemos cerrar el círculo, y que además de la fachada, las entrañas del negocio también estén digitalizadas. Únicamente de este modo se nos abrirá todo un campo de eficiencia a través de métodos innovadores y la automatización de tareas, toda una oportunidad de nuevas dimensiones de crecimiento del sector que nunca antes tuvo ocasión de producirse.
El estancamiento que implica seguir empeñados en gestionar de manera manual, tareas completamente automatizables por los sistemas, supone un auténtico freno a la evolución y crecimiento de nuestro negocio, ya que su falta de implementación va en detrimento de la mejora de nuestros servicios.
No cabe duda que nuestra profesión siempre exigirá de cierto grado de artesanía, pero no como sinónimo de empleo de metodologías tradicionales en las partidas que pueden ser automatizadas por las herramientas digitales, sino para ofrecer, brindar y diseñar un asesoramiento o prestación de servicios jurídicos ajustados a las necesidades propias y requerimientos concretos de nuestros clientes, como pueda ser el asesoramiento ante una relación contractual muy específica, la elaboración de demanda que se salga de tipologías recurrentes o más habituales, acuerdos u otros escritos o documentos más específicos. Pero dejando fuera de ese núcleo, cualquier actividad que sea de tipología reiterativa y recurrente.
Ese grado de artesanía, debe venir predicado y determinado única y exclusivamente, para las partidas que se ajusten a estos requerimientos, quedando fuera de este ámbito, aquellas tareas que respondan a un patrón predefinido y preestablecido, y que siendo de carácter o tipología recurrente, sean de resultado predecible y controlable. Éstas, deberán ser tratadas de forma automatizada, para así poder disponer del tiempo necesario para las tareas que así lo requieren y que son las que aportan valor a nuestra actividad, y no pueden ser replicadas por entornos digitales.
Porque hasta los asuntos más específicos y particulares, compartirán tareas comunes con el resto de asuntos, como pueda ser el archivo documental, la generación de escritos de escaso valor, su presentación en las plataformas judiciales, o su remisión por email al procurador para su presentación cuando su intervención sea preceptiva, la consultas a las cuentas de consignación judicial, el agendado de vencimientos y señalamientos, la generación y remisión de factura, o la generación de reportes e informes, por referir algunos ejemplos. Y que pueden ser automatizadas, a pesar de que la materia del asunto requiera de una definición a medida en ciertas partidas.
No tiene sentido evitar la implementación de herramientas que van a impactar directamente en la calidad y competitividad de los servicios que ofertemos. Nuestros procesos de gestión interna deben fluir y avanzar en sintonía con las soluciones que la era tecnológica nos ofrece, en un deber de búsqueda de la excelencia en la prestación de servicios legales.