Nuria Méler.— El negocio jurídico, hoy en día, requiere implantar métodos, herramientas y plataformas que faciliten al abogado un cambio radical y disruptivo en su forma de gestionar los documentos legales. Pero automatizar no es solo digitalizar, sino que el proceso de automatización documental implica un paso más, que a su vez abre nuevas formas de relacionarnos con los clientes e incluso, diseñar nuevos modelos de negocio. En este Webinar Alejando Sánchez del Campo Redonet, abogado y consejero de innovación y Legaltech, planteó a Cristina Retana, Directora de Contenidos e Innovación en Wolters Kluwer Legal & Regulatory (LA LEY), interesantes preguntas sobre cómo abordar proyectos de automatización en el sector legal.
El encuentro, presentado por Marta Tovar, Directora de Publicaciones Legales (LA LEY), tuvo un marcado carácter práctico, plagado de ejemplos que destacaron los beneficios tangibles de la automatización para el negocio legal. La sesión incluyó también una amena presentación de ContractBox, la herramienta de LA LEY para digitalizar el flujo de gestión de los documentos jurídicos, por Diana Abreu, Responsable de Proyectos Especiales de Wolters Kluwer.
La automatización documental es clave para el negocio legal
Automatizar y digitalizar: diferencias y beneficios
Alejandro destacó que, tanto al informe Future Ready Lawyer, como el Informe de Innovación y Tendencias del sector legal publicados por Wolters Kluwer, indican que la automatización es una de las corrientes que más interés despiertan, cuestionando el peso de pandemia en esa tendencia. Para Cristina sí ha sido impulsora porque en el confinamiento, en muchos casos, no quedó más remedio y se evidenciaron las ventajas de soluciones a las que previamente costaba dar paso.
El abogado preguntó por los beneficios reales y tangibles que implica automatizar, para lo que Cristina apuntó a la necesidad de distinguir entre las tareas internas a las que la automatización aporta eficacia y ahorro de tiempos, pero también seguridad jurídica y calidad de resultados, con minimización de riesgos; y la dimensión externa de los abogados con clientes, proveedores o administraciones públicas.
Se debatió entre las diferencias entre automatizar y digitalizar, pues a veces se confunden, lo cual para Retana no es un error, «solo se debe tener claro que la digitalización es un primer paso, muy importante». Aconsejó empezar por digitalizar flujos de trabajo en todas sus fases, exponiendo el caso de los contratos en los que, si una de las partes no usa firma digital y obliga a la otra a imprimir y enviar copias, frustrará ese flujo. «Tras la digitalización, la automatización llegará, seguro».
Tipos de documentos o tareas automatizables
Cristina señaló que los operadores jurídicos, tanto en España como en el contexto internacional, muestran una clara tendencia a que la prioridad es la gestión digital del flujo de documentos jurídicos, y particularmente de los contratos. «Es un cambio de proceso y de mentalidad», afirmó.
Puso otros ejemplos relevantes, como la evolución hacia la optimización de formularios, modelos y plantillas inteligentes (contractuales, procesales, administrativos e incluso ofertas comerciales). O la lectura automatizada de documentos, que aporta enormes ventajas en las due diligences o bastanteos, ahorrando la pérdida de tiempo de tener que abrir innumerables ficheros, con diferentes nomenclaturas y muchas veces sin índices que permitan localizar los datos necesarios; y ayudan a identificar cláusulas similares o identificar otras contingencias. Aunque, advirtió, «no hará el 100% del trabajo y siempre precisará revisiones humanas», pero supone un hito que marca el cambio en la manera de trabajar. Mencionó también los casos de despachos y empresas virtuales especializados en litigios en masa que usan sistemas de preguntas que permiten configurar las demandas con las respuestas de los usuarios, chatbots legales. Y herramientas como Complylaw, disponibles para organizaciones dedicadas al compliance que dan soporte a la generación de informes y ofrecen checklists para que el abogado no se deje nada en el tintero; o, incluso, en la vida de la gestión de un concurso de acreedores, la herramienta Gioconda es capaz de generar toda la comunicación del administrador concursal con el juzgado y los acreedores.
¿Por dónde arranca un proceso de este tipo?
Cristina precisó que las problemáticas de los despachos, asesorías jurídicas de empresa o de administraciones públicas, son muy distintas; por lo que hay que empezar, en cada caso, por analizar sus procesos. Incidió en la necesidad de involucrar al usuario. «Ya en esa observación pueden detectarse pasos que no tengan sentido y dónde está el cuello de botella». «En todos los equipos hay early adopters y es muy interesante identificarlos cuanto antes», aconsejó, «porque van contribuir al cambio, "aportando ideas cuando entienden dónde pueden ser ayudados"». Igualmente, considera necesario asumir que una parte de los equipos va a ser resistente a ese cambio.
Mencionó, por último, la relevancia de estar preparados para adaptarse a los cambios constantes de la tecnología: «Es una carrera continua» dijo. Lo que Alejandro corroboró: «Es como ir pasando pantallas de un videojuego».
Problemas relevantes al afrontar la transformación digital del sector jurídico
Cristina dio la vuelta a la pregunta, aportando soluciones a las dificultades más frecuentes que surgen en este tipo de proyectos. En primer lugar, destacó dos cuestiones clave a tener en cuenta: la delimitación del proyecto en sí y las expectativas ante la tecnología. Aconsejó identificar alcances limitados y «conseguibles», con impacto y resultados, porque «seguro que luego evolucionará».
Aportó otro consejo muy interesante: «siempre me ha gustado mucho involucrar desde el principio a los usuarios», desveló, «marcando objetivos o retos que parecen pequeños, pero dejan ver pronto sus resultados: así se puede testear mejor».
También considera esencial que los perfiles jurídicos entiendan de tecnología, sin que sea necesario saber programar.
Incidió asimismo en el necesario impulso y apoyo del proceso del cambio desde la dirección, a lo que Alejandro añadió la conveniencia de que se apoye con incentivos.
La abogacía virtual, una cuestión cultural
Los ponentes comentaron el término de «virtual lawyering» o abogacía virtual, a propósito del artículo de Alejandro en el mencionado informe de innovación y tendencias, quien considera que «ha venido para quedarse» y, si se plantea correctamente, es muy apreciado por los clientes.
Aquí fue Cristina quien preguntó sobre esta «abogacía virtual», que para Alejandro implica una cuestión cultural que consiste en «poner el foco en dar valor al cliente», para detectar las tareas que se pueden dejar de hacer o automatizar, dedicando el tiempo liberado a conocer mejor al cliente o captar nuevos clientes». Y es que, afirmó, «dedicarse al cliente no es dedicarle tiempo, sino darle valor». Puso como ejemplo de dedicación de tiempo improductiva el caso de contratos complejísimos con cláusulas que nunca se van a dar, que lo único que hacen es ralentizar su firma.
Metaverso y sector jurídico
El metaverso es otra de las grandes cuestiones sobre las que se habla frecuentemente en seminarios y jornadas de LegalTech, pero Cristina entiende que hay mucha tecnología básica que implantar en el sector jurídico antes de llegar al metaverso, para el que ve mayor aplicación en el ámbito formativo o en simulaciones de juicos. Alejandro coincidió, precisando que es cierto que el mundo virtual plantea problemas jurídicos muy interesantes, pero es aún algo incipiente. Lo comparó con la inteligencia artificial «realista», que está llegando ahora aunque se habla de ella desde hace 10 años; o el Bloickchain, que también lleva años de debates jurídicos.
Ejemplos reales de automatizaciones en LA LEY
Alejandro se interesó por casos reales de automatización en LA LEY, a lo que Cristina contestó con innumerables e interesantes ejemplos, destacando los siguientes:
- • Programa de links automáticos. Aludió a los cerca de medio millón de documentos que LA LEY procesa cada año, lo que significa millones de documentos (legislación, jurisprudencia, artículos, plantillas…) en la base de datos. Contó cómo, «una funcionalidad básica es la posibilidad de hacer citas desde un documento a otro», por lo que hace ya años se abordó «un proyecto especialmente interesante» que ha permitido el reconocimiento automatizado del documento destino. Explicó cómo funciona, construyendo el link cuando la referencia es 100% segura; mientras que, si no lo es «se ofrecen las alternativas y nuestro abogado/redactor interno elige la correcta». Detalló que, si el trabajo fuera manual, se tardaría medio minuto de media en hacer cada link, con lo que, para conseguir los más de 110 millones de links con los que cuenta LA LEY, harían falta 14 vidas laborales íntegras. El ahorro de tiempo es increíble.
- • Jurimetría, la herramienta de analítica predictiva de jurisprudencia de LA LEY, en la que también los datos e indicadores «se extraen automáaticamente, de los millones de resoluciones que tenemos».
- • El proyecto de «lectura automatizada» de la legislación, que identifica los cambios legales (derogaciones, cambios normativos, etc.), generando un informe para que los abogados internos sepan qué tienen que modificar.
- • Proyectos de similaridad documental, sobre todo en el ámbito de la jurisprudencia, para detectar líneas jurisprudenciales.
- • Tecnologías sobre identificación y extracción de datos que aparecen en volúmenes amplios de documentos (demandas, contratos, licencias administrativas, etc.), que alivian enormemente el trabajo manual de los abogados.
- • Formularios «expertos», que incluyen varias opciones aportando conocimiento a los usuarios. Y que, además tienen la ventaja de que, en un contexto de continuos cambios normativos, ahorran tiempo porque no hace falta modificar todas las variantes, por ejemplo de un contrato, sino que, en caso de reformas legislativas, los elementos comunes a todas ellas se modifican de una sola vez. Las alertas normativas que incorporan, por ejemplo en el caso de ContractBox, aportan además seguridad jurídica.
¿Tecnología al alcance de todos?
Alejandro preguntó si toda esta tecnología es solo para grandes despachos o asesorías de grandes empresas. Cristina afirmó que hay muchas herramientas y softwares con capacidad de automatización razonable para las necesidades de pequeños despachos y asesorías de empresa. «No hay barreras», dijo, «solo hay que saber qué es lo que te puede ayudar». Alejandro apuntó que, a veces, precisamente, esa es la información que puede ser difícil identificar.
¿Es necesaria la formación en LegalTech y NewLaw?
Cristina valoró que cada vez hay más Universidades que ofrecen sesiones y espacios LegalTech, porque está claro que la tecnología aporta soluciones y conocer esas tecnologías aplicables en el ámbito jurídico, «al menos a nivel básico, sí es necesario».
Alejandro añadió que el denominado NewLaw añade un matiz frente al tradicional «Big Law» de los grandes despachos, con «otra manera de trabajar y de contratar»
¿Cuánto hay de inteligencia artificial en la automatización?
«Hay mucha inteligencia humana», bromeó Cristina, explicando que en LA LEY siempre se han configurado los algoritmos recurriendo tanto a perfiles jurídicos como técnicos, «porque se complementan».
Aludió a las tecnologías implicadas (procesamiento de lenguaje natural, machine o deep learning, etc.), explicando que «la máquina no aprende sola», sino que «hay que preparar los documentos y los datos para que el algoritmo se pueda entrenar y pueda aprender». Mencionó el caso de Jurimetría, pues la jurisprudencia es un caso claro de información que utilizan los abogados donde LA LEY puede ayudar, poniendo el ejemplo de cómo el parámetro que permite identificar si una decisión es favorable o contraria a un rol determinado, no es útil en todos los casos (puede valer en arrendamientos, pero no en divorcios), de modo que «los conjuntos de entrenamiento varían» y se van dando pasos en cuestiones y temáticas concretas, midiendo los casos de éxito y teniendo en cuenta tanto los falsos positivos como los falsos negativos.
«Hemos tardado varios años en extraer todos los datos que hoy se ven en Jurimetría», explicó, porque hay que entender las ambigüedades del lenguaje jurídico, sus conceptos y la complejidad del conocimiento jurídico. "Sí hay que perder el miedo, pero también saber cuál es la realidad".
[En todo caso, Retana apuntó a los dos parámetros relevantes para el uso de tecnologías relacionadas con la inteligencia artificial, los umbrales de cantidad y calidad, apostando claramente por el segundo: «en nuestro caso siempre prima la calidad: no queremos sacar muchos datos, sino que sean fiables».]
¿Cómo ayuda la automatización a la gestión del conocimiento?
Cristina reflexionó sobre la necesidad de que, también en el mundo jurídico, como ocurre en la Medicina, las decisiones se adopten con datos. Para ello «hay que pensar en qué datos son claves para el negocio», afirmó. Se trata de ir construyendo un modelo de «business analytics» en el sector legal, para el que la digitalización previa es absolutamente necesaria, porque cada vez hay más herramientas de analítica visual como Power BI de Microsoft para presentar los datos de manera visual. «Es un cambio de cultura en el que hay que ir paso a paso, con pequeños quick-wins que hagan percibir al usuario la mejora», afirmó, «se trata de darse cuenta de que las cosas se pueden hacer de otra manera».
«Mi lección aprendida es que esto es una prueba error, se aprende mucho de los errores», concluyó Cristina.
Puedes acceder al vídeo completo de la sesión aquí.
Puedes obtener el cupón de descarga gratuita del Informe de Innovación & Tendencias del Sector Legal 2022 aquí.