Mucho se ha escrito ya sobre la transformación digital del sector legal.
La cuestión está de moda. No cabe duda. Todo el sector habla del tema.
Los pocos, como visionarios intrépidos que ya la han acometido, refieren las increíbles mejoras de eficiencias que ya han experimentado. Otros, que empiezan a inquietarse por el tema, proponen la materia como cuestión de debate, para ir recabando opiniones, con las que convencerse de la nueva realidad que nos arrolla. Pero la inmensa mayoría, trata la transformación como tema recurrente, porque parece que es de lo que toca hablar. Y finalmente los detractores, que horrorizados, arremeten contra la tecnología ante la posibilidad de que los juristas robots sustituyan a las personas, siendo inconcebible la automatización de tareas, dado el agravio que podría implicar en el ejercicio de los derechos más esenciales y fundamentales de nuestros clientes, dejar la tramitación de determinadas partidas en manos de las máquinas.
Al margen de los debates y posicionamientos que la cuestión plantea, está claro que la introducción de metodologías innovadoras y la implantación e integración de nuevas tecnologías en nuestros procesos, procuran mejoras de eficiencias de tal calado, que deberían ser ya de valoración mandatoria para todos los profesionales del sector, ya que posibilitan ofrecer servicios de excelente calidad, a la vez que extraordinariamente competitivos.
Nos permite hacer “más en menos”, y gestionar diligentemente y con tranquilidad todos nuestros expedientes, sin que nos invada esa sensación de que las horas se nos van evacuando los plazos de cuestiones de mero trámite, y que las de mayor enjundia, no podamos atenderlas con el rigor que se merecen, ante la voluminosa carga de gestión documental y de escaso valor que la tramitación de los asuntos exigen.
Y también posibilita el “más por menos” propio de ese trasfondo que todos palpamos diariamente, como son las nuevas exigencias del mercado, la guerra de precios o el incremento de rentabilidad de otros modelos de negocio que están dejando fuera de juego a muchos profesionales. Porque es indiscutible que la presión para reducir los costes de cada asunto tramitado, ha alcanzado niveles nunca antes experimentados en el sector para según qué tipo de asuntos, y el único medio para alcanzarlo es la industrialización, estandarización y la automatización, que se constatan como elementos esenciales para alcanzar las tan necesarias eficiencias, que hagan los asuntos económicamente viables.
Obviamente, los asuntos definidos y diseñados a medida en atención a las específicas necesidades de nuestros clientes, como materia sumamente concreta, quedan fuera de este contexto. Pero la realidad es que, por regla general, un alto volumen de los asuntos que tramitan los despachos son materias recurrentes y ya tramitadas con anterioridad. Y en este sentido, la sistematización de asuntos y la estandarización de tareas propias de la especialización a la que todos los profesionales tendemos, como manera natural de buscar eficiencias y ofrecer servicios de la mejor calidad posible, abren un campo infinito a la automatización y a la gestión industrializada para determinadas partidas de trabajo.
Y aunque estos conceptos generan desaprobación e incluso levantan ampollas, la realidad es que ofrecen significativas mejoras de gestión, y se constituyen como elemento diferencial para aligerar y agilizar nuestra carga de trabajo.
Aterrizándolo a la partida de litigios, la desconfianza es aún más significativa, principalmente porque la tramitación de procedimientos judiciales podría calificarse como de los trabajos más artesanos y a medida de todo el elenco de los servicios legales. Paradigmas de la particularidad, puede parecer que se escapa de la industrialización tan inherente a los procesos automatizados. Efectivamente es difícil prever cuál será la contestación del demandado, de la que dependerá la batería de pruebas a proponer en la audiencia previa, cómo declararán las partes interrogadas o los testigos propuestos en el acto del juicio, con el determinante impacto que tendrán en las conclusiones que finalmente expongamos, tampoco podremos pronosticar si habrá vulneraciones procesales que determinen la articulación de un incidente de nulidad, o cualquier otra cuestión que exijan la interposición del preceptivo recurso.
Pero hasta los asuntos más únicos y particulares, comparten tareas y partidas de trabajo que son comunes a todos los procedimientos judiciales, independientemente de su tipología o jurisdicción. Además, son evacuadas y atendidas de forma coincidente en todos ellos, y casualmente, requieren de gran esfuerzo de gestión, consumiendo gran parte de nuestra jornada, a pesar de no tratarse de cuestiones de especial calado jurídico.
A título de ejemplo, la recopilación de información y documentación del asunto y archivarla en su expediente; la presentación de demandas y escritos en las plataformas judiciales o remitirlas al procurador para su presentación; la descarga y gestión de notificaciones judiciales o procesar las que el procurador nos remita, leerlas, agendar los vencimientos y señalamientos y archivarlas en sus expedientes; articular escritos de trámite (como pueda ser subsanar firma, desglosar deuda, designar testigos, aportar número de cuenta y certificado de titularidad, solicitar averiguación de domicilio o patrimonial, o interesar la suspensión de una vista, por referir algunos); la consulta a las cuentas de consignación; la preparación de informes y reportes para el cliente; la remisión de una reclamación previa o intento de negociación previa a la vía judicial (que en breve se convertirá en requisito de procedibilidad conforme al Anteproyecto de Ley de Eficiencia Procesal); el pago de depósitos y tasas; la contabilización e imputación de gastos y suplidos en los expedientes... Y así la lista podría seguir extendiéndose.
Todas estas tareas, sabemos, además de antemano cómo debemos atenderlas, ya que no requieren de especial análisis o ejercicio valorativo aplicando la técnica jurídica. Únicamente exigen completar un proceso que ejecutamos de forma mecánica, como acto automatizado que accionamos sin reflexionar, y que se reduce a un data entry (“picar datos”, en román paladino).
Al tratarse de partidas de trabajo rutinarias y repetitivas, de escaso valor, y de resultado predecible y controlable, pueden ser fácilmente replicadas por sistemas informáticos, atendiéndose del mismo modo que lo haría de forma manual el responsable del expediente o de la tarea.
A título de ejemplo, si recibimos una notificación, la leeremos para para ver qué se acuerda, si somos requeridos para alguna partida en concreto, habrá que agendar el señalamiento o vencimiento para atenderlo, y deberá archivarse en su expediente. Automatizando esta partida, el sistema replicara íntegramente el proceso sin necesidad de intervención manual. E incluso puede ser capaz de activar de forma también autónoma la articulación del escrito que sea necesario presentar si fuera de mero trámite, auto-enviándose al procurador, o presentándose de forma automática a través de la plataforma judicial, y auto-archivándose el justificante de presentación.
La automatización de tareas reduce de forma destacada los tiempos y los recursos dedicados a su gestión. Porque la realidad es que el día a día nos absorbe sin dejarnos apenas tiempo para lo importante y que requieran de nuestra pericia y conocimiento técnico jurídico, como formular un recurso de apelación haciendo valer novedosas aplicaciones jurisprudenciales, preparar esa complicada vista con testigos o formular la contestación a una demanda en la que se advierten defectos procesales que podrían hacernos ganar el pleito. Nuestra capacidad de trabajo es limitada, por lo que tiene sentido priorizar sobre éstas últimas, que no son reproducibles por entornos digitales.
El elenco de partidas que podemos automatizar a través de distintas tecnologías son extensas, y las mejoras de eficiencias, muy significativas. Y nos permitirá disponer de más capacidad y recursos para atender cuestiones de mayor envergadura y profundidad jurídica, lo que determinará la prestación de servicios de mejor calidad.
Pero estas herramientas por sí mismas y de forma aislada, difícilmente podrán aportar todas las mejoras que los procesos de transformación digital prometen. Requieren ser acompañadas de un cambio de cultural que permita redefinir los modelos, y tener claro el para qué y el por qué. Porque la transformación digital no se circunscribe a pasar de archivar la información y documentos de nuestros expedientes de las carpetas de nuestro sistema operativo a un software de gestión.
La transformación digital implica, por mencionar algunos aspectos, cambiar la estructura operativa de los procesos de gestión, determinar y dibujar los flujos de trabajo, los hitos y las actividades que los compongan, definir tareas a estandarizar y automatizar, que estructuremos y codifiquemos la información y los datos, y que los sistemas se integren en nuestra actividad como una herramienta más de trabajo, como pueda ser el correo electrónico, el teléfono móvil o una base de datos jurídica.
Progresión que se presenta harto difícil si aún seguimos trabajando nuestros expedientes casi del mismo modo que lo hiciéramos hace 15 años, a pesar de que la soluciones y la tecnología con las que actualmente contamos no existían en aquella época. Seguir gestionando con metodologías y herramientas pretéritas, no permitirá que avancemos hacia el futuro.
Lo dramático de este contexto es que los juristas pensemos que estamos plenamente amenazados ante este escenario. Pero nada más alejado de la realidad. Es significativo resaltar que, en puridad, las tareas que se automatizan son partidas que no exigen de la pericia legal propia de los perfiles experimentados y que, en las estructuras actuales de los despachos, habitualmente son acometidas por paralegales y administrativos, o más miembros más juniors.
Lo que sí va exigir es que nos renovemos, nos reciclemos e innovemos. Porque se requerirá de otro tipo de perfiles, más estrategas operativos, más analistas de datos, más “intérpretes” que haga de nexo de unión entre tecnólogos y juristas puros, que serán esenciales para definir y hacer funcionar los nuevos modelos. Porque ningún proceso de transformación digital es posible sin que haya profesionales del Derecho involucrados. El foco seguirá estando en las personas, que continuarán siendo parte esencial y central en los procesos de gestión, y sin las cuales, no podrá tener cabida ninguno de los nuevos enfoques planteables.
La nota con la que debemos quedarnos es que el sector está cambiando, la innovación está generando disruptivos modos de ejercer nuestra actividad, y si queremos seguir estando en el mercado, aportando valor, y en definitiva seguir compitiendo y ejerciendo nuestra profesión, deberemos avanzar en el mismo sentido. Se hace necesario que aprendamos el uso y manejo de nuevas herramientas, conozcamos las nuevas metodologías y las soluciones que la tecnología nos ofrece, observemos lo que está pasando y ha pasado en otros sectores, nos quedemos con las ideas que en éstos ya han funcionado, y analizándolas, veamos si podemos implementarlas en nuestra actividad, perdiendo el miedo a hacer las cosas de modo diferente.
Siempre se hará necesaria la artesanía en los servicios jurídicos, si bien para los asuntos de tipología recurrente, que no requieran de una estrategia jurídica diseñada a medida y exprofeso, se está definiendo una manera completamente diferente de prestar nuestros servicios, en la que la innovación y tecnología son esenciales. En un mercado tan competitivo como el actual, la ventaja que nos distinga del resto de los operadores, será el elemento que marque la diferencia. Por eso, ahora, más que nunca, en el sector jurídico se hace esencial la máxima «renovarse o morir».
Todas estas cuestiones se tratan ampliamente en el libro que acabo de publicar “Legal Tech aplicado a la gestión de litigios en despachos” (La Ley, 2022), dónde explico de manera más pormenorizada y desde un punto eminentemente práctico, cómo la innovación y las nuevas tecnologías se constituyen herramientas esenciales para mejorar y optimizar nuestros procesos de gestión, cómo pueden ayudarnos a ser más productivos y, en definitiva, posibilitan el crecimiento de nuestra actividad.
Rocío Ramírez Torres
Directora de Procesos Legales de EMC Soluciones Legaltech