Las Conclusiones de las XX Jornadas Nacionales de Presidentes y Presidentas de Audiencias Provinciales (LA LEY 391/2022), celebradas en Granada este mes de mayo, incluyen una serie de propuestas relativas a las “Buenas prácticas en la tramitación digital” y a la protección de datos en las actuaciones judiciales. Igualmente se plantean determinadas medidas relativas a la remisión de sentencias relevantes al Centro de Documentación Judicial (CENDOJ), para su análisis e indexación.
Tramitación digital de expedientes judiciales
Por lo que se refiere a este aspecto, los Presidentes y Presidentas de Audiencias Provinciales valoran “muy positivamente los esfuerzos e inversiones dirigidos a modernizar tecnológicamente la Administración de Justicia, tanto para facilitar la comunicación por medios electrónicos como para la implantación del expediente judicial electrónico” (EJE), por las ventajas que supone su implantación y funcionamiento.
En concreto, y por lo que se refiere a este último, los magistrados proponen:
- Unificar un solo sistema de gestión procesal que facilite la interoperabilidad y compatibilidad entre los diferentes órganos judiciales, en pro de la mayor eficacia a la administración de justicia, así como al resto de administraciones públicas.
- Adaptar el diseño del expediente judicial electrónico y de los sistemas de gestión procesal a las especificidades de la función estrictamente jurisdiccional, incorporando:
a) un auténtico escritorio virtual de trabajo del juez que le permita un acceso rápido y sencillo a todas las aplicaciones que necesita para ejercer su labor jurisdiccional en un entorno digital.
b) Dotar al EJE de las funciones de control de calidad, indexado y garantías de integridad por las oficinas judiciales. En concreto, se señala, “el EJE tiene que cumplir con las mínimas garantías de documentación con integridad del expediente y su foliado, análogo al que se realizaría en papel, de lo que finalmente quedaría documentado, para constituir un conjunto de documentación íntegra e inmodificable, así como el preciso acceso al mismo por parte de los profesionales que tienen encomendados el ejercicio y la defensa de los derechos de los ciudadanos ante los Tribunales”.
c) El Expediente Judicial Electrónico debería mostrarse como un libro electrónico que permita recorrer y visualizar correlativamente toda la documentación sin necesidad de estar abriendo y cerrando de forma individualizada la multitud de documentos que generalmente lo integran.
En este sentido, se añade, “Es imprescindible que el sistema garantice, con técnicas OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que todos y cada uno de los eventos que integran el índice electrónico tengan su capa de texto, lo que, aparte de agilizar la gestión de notas y comentarios propios, permitiría localizar y recuperar información concreta mediante búsquedas a texto completo”.
d) El sistema de firma digital no debería ser obstáculo a posibles modificaciones de la resolución a firmar, dejando huella de su autoría.
e) Control de las grabaciones en la Sala de Vistas, de modo que se asegure la correcta documentación visual y auditiva de las mismas.
A este sentido se considera “imprescindible un sistema de textualización de las manifestaciones orales, con sellos de tiempo sincronizados con el tiempo de la grabación, que indiquen la hora, el minuto y el segundo en que se ha dicho una determinada frase, e identificando a quien pertenece la voz”.
h) Se estima necesaria la inmediata puesta en funcionamiento de la sede judicial electrónica que permita el acceso en remoto a las profesionales que son partes en el procedimiento.
i) Se estima necesaria la mejora del centro de atención al usuario “CAU” de forma que se produzca un servicio inmediato y efectivo de las incidencias de las que se de cuenta, así como el refuerzo del servicio personal informático en las sedes judiciales
Por otra parte, se indica también,
- Los juicios telemáticos deberán responder a motivos justificados - distancia geográfica, salud, funcionarios públicos etc.- y que se garantice la seguridad de las comunicaciones y su calidad tanto en el momento de su práctica, como de su grabación a efectos de su posterior reproducción, se apuesta por sistemas seguros en la autenticación del interviniente.
- Igualmente los magistrados consideran que el trabajo en remoto es una herramienta útil para el desempeño de la actividad jurisdiccional que facilita exponencialmente el trabajo de los jueces/zas. Corresponde al Consejo General del poder Judicial elaborar las instrucciones necesarias para su implementación.
Protección de datos
En relación con este aspecto, los magistrados señalan que “La información del proceso debe ser controlada y poseída por los órganos jurisdiccionales en los que se residencia, con independencia de que los datos circulen por redes que son fundamentalmente gubernamentales”.
En consecuencias, se considera “urgente” la “aprobación del Reglamento que determine la composición, organización y funcionamiento de la Dirección General de Control y Supervisión de Protección de Datos, así como el desarrollo del Reglamento 1/2005, de aspectos accesorios, que regule la gestión de los ficheros jurisdiccionales por parte de los órganos de gobierno internos y establezca sus funciones como sujetos obligados por la normativa de protección de datos y responsables del tratamiento, esto es, con capacidad para determinar sus fines y medios”.
Igualmente se considera “conveniente la elaboración de Códigos de Conducta relacionados con la protección de datos a nivel judicial, considerando que pueden constituir un instrumento de gran utilidad para aplicar la normativa y desarrollar prácticas y usos coherentes con la misma”.
Remisión de sentencias de especial relevancia al CENDOJ
Los magistrados proponen, por una parte, “el diseño de una herramienta que permita señalar desde el origen las resoluciones de especial interés para su análisis en Base de Datos”.
Igualmente, “remitir al CENDOJ para su tratamiento los acuerdos de Unificación de Criterios de las Audiencias Provinciales con la finalidad de difusión y organización por materias” y, con igual finalidad, “la remisión al CENDOJ de los acuerdos de Salas de Gobierno y CGPJ”.