Carlos B Fernández. El derecho a obtener una «copia» de los datos personales objeto de tratamiento, regulado por el art. 15.3 del RGPD (LA LEY 6637/2016), implica que se entregue al interesado una reproducción auténtica e inteligible de todos esos datos. Este derecho incluye el de obtener copia de extractos de documentos, o incluso de documentos enteros, o de extractos de bases de datos, que contengan, entre otros, dichos datos, si la entrega de tal copia es indispensable para permitir al interesado ejercer efectivamente los derechos que le confiere el RGPD. Todo ello respetando la necesidad de que se tengan en cuenta, a este respecto, los derechos y libertades de los terceros.
Así lo ha declarado el TJUE en su sentencia de 4 de mayo de 2023, dictada en el asunto C-487/21, Österreichische Datenschutzbehörde y CRIF, en la que precisa el contenido y el alcance del derecho de acceso del interesado a sus datos personales objeto de tratamiento.
Además, el Tribunal de Justicia precisa que el concepto de «información» contemplado en el artículo 15, apartado 3, tercera frase, del RGPD se refiere exclusivamente a los datos personales de los que el responsable del tratamiento debe facilitar una copia con arreglo a la primera frase de dicho apartado.
Antecedentes del caso. Solicitud de acceso a los datos tratados «en un formato técnico habitual»
El litigio tuvo su origen en cuando el titular de unos datos solicitó a CRIF, una agencia de asesoramiento comercial que facilita, a solicitud de sus clientes, información sobre la solvencia de terceros, acceso a los datos personales que le concernían. Además, pidió que se le facilitara una copia de los documentos, a saber, los correos electrónicos y los extractos de bases de datos, que contenían, entre otras cosas, sus datos, «en un formato técnico habitual».
En respuesta a esta solicitud, CRIF transmitió al recurrente en el litigio principal, en forma resumida, la lista de sus datos personales objeto de tratamiento. Al considerar que CRIF debería haberle remitido una copia de todos los documentos que contenían sus datos, como los correos electrónicos y los extractos de bases de datos, el recurrente en el litigio principal presentó una reclamación ante la Österreichische Datenschutzbehörde (Autoridad Austriaca de Protección de Datos). Esa autoridad desestimó la reclamación, al considerar que CRIF no había vulnerado el derecho de acceso a los datos personales del recurrente en el litigio principal.
El Bundesverwaltungsgericht (Tribunal Federal de lo Contencioso-Administrativo, Austria), que conoce del recurso interpuesto por el recurrente en el litigio principal contra la resolución denegatoria adoptada por dicha autoridad, se pregunta sobre el alcance de la obligación establecida en el artículo 15, apartado 3, primera frase, del RGPD de facilitar al interesado una «copia» de sus datos personales objeto de tratamiento. Ese órgano jurisdiccional se pregunta, en particular, si esa obligación se cumple cuando el responsable del tratamiento transmite los datos personales en forma de cuadro sintético o si implica también la transmisión de extractos de documentos, o incluso de documentos enteros, así como de extractos de bases de datos, en los que se reproducen esos datos. El órgano jurisdiccional remitente solicita, además, aclaraciones sobre lo que comprende concretamente el concepto de «información» que figura en el artículo 15, apartado 3, tercera frase, del RGPD.
Interpretación del artículo 15 del RGPD. Derecho a obtener una reproducción auténtica de los datos personales objeto de tratamiento
Alcance del concepto de “copia” de los datos personales objeto de tratamiento
En su sentencia, el Tribunal de Justicia realiza en primer lugar una interpretación literal, sistemática y teleológica del artículo 15, apartado 3, primera frase, del RGPD, que contempla el derecho del interesado a obtener una copia de sus datos personales objeto de tratamiento.
Por lo que respecta al tenor del artículo 15, apartado 3, primera frase, del RGPD, el Tribunal de Justicia señala que, si bien esta disposición no contiene ninguna definición del concepto de «copia», debe tenerse en cuenta el sentido habitual de este término, que designa la reproducción o transcripción auténtica de un original, de modo que una descripción puramente general de los datos objeto de tratamiento o una remisión a categorías de datos personales no se correspondería con esta definición. Además, del tenor de esta disposición se desprende que la obligación de comunicación está vinculada a los datos personales que son objeto del tratamiento en cuestión.
Por otra parte, el Tribunal de Justicia precisa que el término «copia» no se refiere a un documento como tal, sino a los datos personales que contiene y que deben ser completos. Por lo tanto, la copia debe contener todos los datos personales objeto de tratamiento.
Tras realizar un análisis textual de dicha disposición, el Tribunal de Justicia considera que esta confiere al interesado el derecho a obtener una reproducción auténtica de sus datos personales, entendidos en un sentido amplio, que sean objeto de operaciones que deben calificarse de tratamiento por parte del responsable de ese tratamiento.
Modalidades de ejecución de la obligación del responsable del tratamiento
Por lo que respecta al contexto en el que se inscribe el artículo 15, apartado 3, primera frase, del RGPD, el Tribunal de Justicia señala que el artículo 15 del RGPD (LA LEY 6637/2016) define, en su apartado 1, el objeto y el ámbito de aplicación del derecho de acceso reconocido al interesado. El artículo 15, apartado 3, del RGPD precisa las modalidades prácticas de ejecución de la obligación que incumbe al responsable del tratamiento, especificando, en particular, en su primera frase, la forma en que dicho responsable debe facilitar los datos personales objeto de tratamiento, es decir, en forma de «copia».
Por consiguiente, establece el Tribunal, el artículo 15 del RGPD (LA LEY 6637/2016) no puede interpretarse en el sentido de que consagra, en su apartado 3, primera frase, un derecho distinto del previsto en su apartado 1.
Por lo que respecta a los objetivos perseguidos por el artículo 15 del RGPD (LA LEY 6637/2016), el Tribunal de Justicia señala que el derecho de acceso contemplado en ese artículo debe permitir al interesado cerciorarse de que los datos personales que le conciernen son exactos y de que son tratados lícitamente.
Además, según el Tribunal de Justicia, de los considerandos 58 y 60 y del artículo 12, apartado 1, del Reglamento se desprende que el responsable del tratamiento deberá tomar las medidas oportunas para facilitar al interesado toda información indicada en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, y que la información deberá facilitarse por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos, a menos que sea el interesado quien solicite que esta se facilite verbalmente. De ello resulta que la copia de los datos personales objeto de tratamiento, que el responsable del tratamiento debe facilitar, debe presentar todas las características que permitan al interesado ejercer efectivamente sus derechos en virtud del RGPD y, por consiguiente, debe reproducir de forma íntegra y auténtica esos datos.
Así pues, para garantizar que la información así facilitada sea fácil de entender, puede resultar indispensable la reproducción de extractos de documentos, o incluso de documentos enteros, o de extractos de bases de datos que contengan, entre otros, los datos personales objeto de tratamiento. En particular, cuando se generan datos personales a partir de otros datos o cuando tales datos se derivan de campos libres, a saber, una falta de indicación que revele una información sobre el interesado, el contexto en el que esos datos son objeto de tratamiento es un elemento indispensable para permitir al interesado disponer de un acceso transparente y una presentación inteligible de esos datos.
En caso de conflicto entre, por un lado, el ejercicio del derecho de acceso pleno y completo a los datos personales y, por otro, los derechos o libertades de otros, el Tribunal de Justicia considera que procede efectuar una ponderación entre los derechos y libertades en cuestión. Siempre que sea posible, ha de optarse por modalidades de comunicación de datos personales que no vulneren los derechos o libertades de otros, teniendo en cuenta que esas consideraciones no deben tener como resultado la negativa a prestar toda la información al interesado.
Concepto de “información” que se debe facilitar al interesado
En segundo lugar, el Tribunal de Justicia examina la cuestión de lo que comprende el concepto de «información» contemplado en el artículo 15, apartado 3, tercera frase, del RGPD.
A este respecto, el Tribunal establece que, si bien esta disposición no precisa qué debe entenderse por «información», de su contexto se desprende que la «información» a que se refiere corresponde necesariamente a los datos personales de los que el responsable del tratamiento debe facilitar una copia de conformidad con la primera frase de ese apartado.