Carlos B Fernández. En un sentido amplio, el término “Legaltech” se refiere a la aplicación de la tecnología a la gestión de los distintos tipos de asuntos legales tratados en diversas instancias, por ejemplo, en los departamentos legales, despachos de abogado, instancias administrativas y la administración de justicia, entre otros.
Desde este punto de vista, su finalidad incluye tareas como la gestión eficiente de los distintos tipos de tareas legales (expedientes judiciales, asuntos legales, expedientes administrativos, entre otros); reducir costes y tiempos de ejecución; la prestación de un mejor servicio al cliente y servir como medio de colaboración entre equipos legales y clientes.
En el mercado existen herramientas o soluciones con gran capacidad disruptiva del sector legal, como Blockchain, la Inteligencia artificial o los contratos inteligentes o Smart contracts. Sin embargo, no se espera que a corto y medio plazo se vaya a producir dicho efecto disruptor, dado que en estos momentos, dichas herramientas no están siendo adoptadas por la generalidad de la industria. No obstante, si bien por el momento las herramientas Legaltech, no están transformado radicalmente el sector, sí están mejorando sustancialmente la forma en que los abogados practican su profesión.
Con todo, se considera previsible que estas nuevas capacidades van a evolucionar los departamentos legales de las empresas. Para ello, se irá imponiendo el poder registrar la trazabilidad completa del trabajo del departamento legal, mediante un sistema de ticketing que permita medir su desempeño y, de esta forma, hacer lucir el trabajo de este departamento. También, la participación activa en reuniones de negocio apoyará la ganancia de visibilidad del departamento legal. Esto obligará a una transformación cultural dentro del departamento legal.
Además, cabe esperar la implementación de forma generalizada de cierto tipo de herramientas por parte de los departamentos legales, como por ejemplo: Gestores documentales; programas de gestión del ciclo de vida de los contratos (Contract Lifecycle Management); gestión de asuntos legales; Gestión de entidades legales y consejos de administración y gestión de litigios.
Estas son algunas de las principales conclusiones del Informe sobre situación de la LEGALTECH, recientemente presentado por el Observatorio de Derecho Digital IE – ECIJA (disponible en https://www.ie.edu/odigitallaw/wp-content/uploads/sites/599/2023/04/Informe-Legal-Tech-Observatorio-de-Derecho-Digital-IE-ECIJA.pdf). Este informe continúa la serie iniciada con su también reciente informe sobre inteligencia artificial.
En el acto de presentación, moderado por Alejandro Sánchez del Campo, consejero de innovación y legaltech de LA LEY, participaron además Rosario Baquero (Responsable de los Servicios jurídicos del Finanzas, Administración y Control de Iberdrola), Juan Riesgo (Director de Asesoría Jurídica y Secretario del consejo, de Carrefour) y Diolimar García (Directora de Asesoría Jurídica, transformación digital y proyectos globales de Prosegur).
Del hype al ROI
En la presentación, Paul Handal, socio de Écija, destacó que, pese al exceso de expectativas que se generaron inicialmente, conviene dejar de hablar de la legaltech como una cuestión de futuro. En los últimos años se ha podido ver cómo este conjunto de tecnologías ha pasado de ser un tendencia o hype a convertirse en algo que realmente agrega valor a las asesorías jurídicas, identificándose cada vez con mayor frecuencia casos de éxito de asesorías jurídicas que han implementado algún tipo de herramienta Legaltech. Con todo, es importante destacar que las herramientas Legaltech suelen requerir de un proceso de implementación muy bien planificado y ejecutado. De lo contrario, es muy probable que nuestro proyecto no llegue a producir el retorno a la inversión esperado.
Coincidió en esta línea Rosario Baquero, quien señaló que, a partid de su experiencia, la legaltech no puede considerarse ya una mera tendencia, pues su práctica evidencia un retorno de la inversión en términos de ahorro de costes, mejora del servicio prestado, eficiencia y trazabilidad de procesos. El punto de partida suele ser la necesidad de adoptar la tecnología para poder medir.
Pero para ello es fundamental realizar un diagnóstico adecuado de las necesidades principales que interesa satisfacer, a fin de poder llevar a buen puerto la estrategia que se ha definido para la asesoría jurídica, como una parte más del negocio.
Juan Riesgo añadió a este respecto que las asesorías jurídicas de empresa suelen dedicar mucho tiempo a procesos que no aportan valor al negocio de la empresa para la que trabajan. Sin embargo, en la actualidad, si no se trabaja de forma eficiente, es probable que no se pueda sobrevivir. Y para ello, debe tenerse en cuenta que por medio de la tecnología se trata de mejorar la forma en la que se trabaja, siempre condicionada por la falta de tiempo y de recursos. De esta forma, en su organización pusieron el foco en la gestión documental (que aporta una mejora para su departamento) y en la automatización de procesos (que aporta un beneficio para el conjunto de la organización. Con todo, lamentó que hay mucho ROI derivado del uso de la tecnología en los departamentos jurídicos que nunca se ha medido.
Por su parte, Diolimar García indicó que, en su caso, habían recibido el impulso para esta transformación de manos del General Counsel, empezando a desarrollar proyectos pequeños pero viables, cuyo éxito les permitiesen generar ahorros que, a su vez, les permitiesen financiar otros proyectos.
Cómo implantar con éxito la tecnología jurídica
Según Juan Riesgo, la clave es comenzar por dar un primer paso, generalmente realizar un diagnóstico de la situación de la que se parte. Y en este sentido, destacó que en España no estamos en mala situación en cuanto a la implementación de la tecnología por los departamentos jurídicos.
En segundo lugar, señaló que no hay que temer equivocarse inicialmente en la elección de la herramienta a utilizar. La clave es no dejar de buscar la herramienta necesaria para nuestra actividad, cambiando aquellas que no resulten eficaces. Y, por supuesto, es fundamental implicar a los equipos en el cambio de cultura necesario para adoptar con confianza las nuevas tecnologías.
En este mismo sentido, Diolimar García destacó la importancia de preguntar y escuchar a todos para encontrar los puntos que es necesario comenzar atacando. Además, preguntar ayuda a superar los miedos, pasando de la imposición a la ayuda. A continuación, se debe proceder a definir el business case que interesa y empezar a trabajar para alcanzarlo, sin comenzar nunca un proceso sin dicho objetivo. A la hora de utilizar la tecnología es importante probar la herramienta antes de implementarla. Y, por supuesto, como indicó Rosario Baquero, elegir la herramienta en base a la necesidad identificada.
Baquero añadió también que, dada la falta inicial de recursos, se suele empezar creando herramientas propias, que pronto acostumbran a quedarse cortas para las necesidades reales. Para contratar la herramienta adecuada puede ser útil contar con un consultor externo que, conocedor del sector, ayude a ahorrar pasos en el proceso de prueba y error.
Un aspecto con el que se mostró de acuerdo Juan Riesgo, pues no es raro comenzar a hacer cosas, pero sin saber dónde se está exactamente, pues el proceso de elegir la herramienta adecuada para cada necesidad se ha sofisticado mucho.
Eligiendo al proveedor adecuado
Baquero destacó a este respecto que no conviene pensar en que se va a encontrar en el mercado la herramienta perfecta, pues esta no va a existir, ya que ninguna cubre todas las necesidades. Y Riesgo añadió a este respecto que no se trata de un proceso fácil. Primero hay que evitar la tentación de acudir a lo más bonito, en vez de a lo más necesario.
Y seguidamente hay que tener en cuenta que no suele ser sencillo integrar las nuevas herramientas con los sistemas internos utilizados por la empresa. En general, añadió, la migración a una nueva tecnología da trabajo y requiere de un tiempo del que el abogado no siempre dispone.
Lo ideal es que la nueva herramienta sea sencilla e interoperable. Y en su implementación hay que superar el miedo al cambio que siempre sufrimos las personas, por miedo al error o a perder el empleo.
Sobre este particular Baquero añadió que, aunque ese miedo puede ser comprensible, hay que tener en cuenta que al abogado nunca se le sustituye, solo se le cambia la forma de trabajar, lo que de por sí puede ser complicado. Pese a ello, la creencia habitual a que “mi modelo de hacer las cosas es el bueno” suele requerir un cambio de cultura: hay que hacer que los usuarios adviertan lo positivo del cambio.