La Ley 6/2023, de 30 de marzo (LA LEY 4575/2023), de archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid, impone al Gobierno y a las Entidades Locales la creación de un archivo electrónico único para la custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública correspondientes a procedimientos finalizados producidos o custodiados por ellas.
Archivos madrileños
La norma distingue entre archivos públicos y privados.
Así, son públicos los archivos que custodian y sirven los documentos generados y recibidos por las entidades públicas ubicadas en el territorio de la Comunidad y pertenecientes a la Asamblea, a la Cámara de Cuentas, al Gobierno y la Administración, a la Administración de Justicia, a las Entidades Locales y a las Universidades Públicas en el ejercicio de sus competencias y que tienen a su cargo la gestión documental, los archivos de titularidad estatal gestionados por la Comunidad y los archivos de las empresas públicas, entes, consorcios y fundaciones públicas adscritos al sector público autonómico o local, así como el archivo de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Servicios de Madrid.
Se podrán organizar, en función de las necesidades de las entidades públicas a las que pertenezcan y de su potestad de autoorganización y según la utilización de los documentos que custodien y gestionen, en: archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y archivos históricos.
Por su parte, son privados los archivos que custodian documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias y radiquen en el territorio de la Comunidad. Podrán integrarse, por iniciativa de su titular, mediante resolución de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental y previo informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, en el Sistema de Archivos de la Comunidad.
Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid es el conjunto ordenado de órganos, centros y servicios agrupados o no en Subsistemas de Archivos con autonomía propia, relacionados entre sí por órganos de coordinación y participación.
El Sistema está conformado por:
- Un órgano de armonización y coordinación, que es la Consejería a la que esté atribuida la competencia en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental.
- Unos órganos colegiados de asesoramiento y cooperación, que son el Consejo de Archivos de la Comunidad, órgano colegiado de carácter consultivo y participativo que tiene entre sus principales funciones la de actuar como medio de información, consulta y asesoramiento en todas aquellas materias que tienen que ver con el Sistema de Archivos y el Patrimonio Documental Madrileño, y como instrumento de cooperación entre los diferentes archivos y Subsistemas archivísticos, así como la Comisión de Acceso y Valoración de Documentos, la Comisión de Archivo de la Asamblea y la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales, órganos colegiados encargados, entre otras funciones, de dictaminar sobre la conservación o eliminación de los documentos de titularidad pública tras su valoración.
- Los diferentes archivos y Subsistemas de Archivos: el Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Archivo de la Cámara de Cuentas, el Subsistema de Archivos del Gobierno y de la Administración, el Subsistema de Archivos de la Administración de Justicia, los Subsistemas de Archivos de las Entidades Locales y los Subsistemas de Archivos de las Universidades Públicas.
- La Red de Archivos de Uso Público , que reúne el conjunto de archivos públicos y privados existentes que se integren o se adhieran a la misma y que puedan ser de interés para los ciudadanos, teniendo por objeto la configuración de unas normas homogéneas de infraestructura, personal, funcionamiento y servicios para todos aquellos archivos públicos y privados que se integren o adhieran a la misma. Forman parte de esta Red de Archivos el Archivo o Subsistema de Archivos de la Asamblea y el Archivo de la Cámara de Cuentas, previa solicitud de sus órganos de dirección y coordinación, los archivos públicos que integran cada uno de los Subsistemas de Archivos del Sistema de Archivos y los archivos privados que se adhieran a la misma. Cualquier archivo privado que reciba apoyo económico de la Comunidad pasará automáticamente a formar parte de la Red de Archivos de Uso Público.
Gestión documental y funcionamiento de los archivos
En primer lugar, y por lo que respecta a la gestión administrativa y documental, la norma apuesta por la implantación de un sistema que abarque el ciclo de vida de los documentos, definiendo dicha gestión documental como el conjunto de funciones archivísticas y procesos reglados que tienen carácter transversal y van unidos al ciclo vital y a su aplicación en los archivos del Sistema de Archivos, de manera que queden garantizados la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, la custodia, el acceso y el servicio de los documentos de titularidad pública.
En segundo lugar, la norma se ocupa de la gestión de los documentos y expedientes electrónicos custodiados en los archivos públicos, señalando cómo debe ejecutarse la guarda y custodia de los documentos electrónicos, de forma que se garantice el proceso de forma segura y fiable.
En este sentido impone al Gobierno de la Comunidad y a las Entidades Locales madrileñas garantizarán, mediante la creación de un archivo electrónico único, la custodia y conservación de los documentos electrónicos de titularidad pública correspondientes a procedimientos finalizados producidos o custodiados por las entidades cuyos archivos están integrados en los Subsistemas de Archivos: del Gobierno y de la Administración; de la Administración de Justicia y de las Entidades Locales.
Determina las características y garantías esenciales de la gestión documental electrónica, se ocupa de la selección y conservación de documentos electrónicos y de las funciones específicas de los sistemas de gestión documental en relación con los mismos, contempla la creación del Inventario de los Sistemas de Gestión y Tramitación de Documentos y Expedientes de la Comunidad, instrumento constituido como necesario para el seguimiento y control de la producción y custodia de los documentos electrónicos, que contendrá y reconocerá todos los sistemas que los produzcan, correspondiendo la responsabilidad de su mantenimiento a la Consejería competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental, e implanta el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la Comunidad de Madrid como sistema común para la gestión integrada de sus documentos y archivos.
En tercer lugar, el texto regula las formas de ingreso de documentos en un archivo público para su custodia, control, conservación y servicio y salidas de documentos, las transferencias de documentos de un archivo a otro, así como la salida de documentos de los archivos públicos que integran el Sistema de Archivos y los documentos en régimen de depósito.
En cuarto lugar, la norma desarrolla el procedimiento para la valoración, selección y eliminación de documentos de titularidad pública.
Y en quinto lugar, contempla los medios materiales y personales de que disponen los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Comunidad.
Acceso a los documentos
La nueva ley regula el régimen de acceso a los documentos, distinguiendo entre los de titularidad pública y privada.
Respecto a los primeros, establece que todas las personas, tanto a título individual y en su propio nombre, como en nombre y representación de otras personas físicas o de las personas jurídicas legalmente constituidas, tienen derecho a acceder a los documentos de titularidad pública que se custodien en archivos que formen parte del Sistema de Archivos de la Comunidad en los términos previstos en los artículos 20.1 d) (LA LEY 2500/1978) y 105 b) de la Constitución Española (LA LEY 2500/1978) y en la Ley 10/2019, de 10 de abril, de Transparencia y de Participación de la Comunidad de Madrid (LA LEY 6549/2019).
Por lo que se refiere a los documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño que se encuentren depositados en archivos públicos, el acceso a los mismos se regirá por lo previsto en materia de acceso para los documentos de titularidad pública, mientras que respecto al acceso a los documentos conservados en archivos privados se determinan los requisitos y obligaciones que deben cumplir tanto los archivos privados integrados en el Sistema de Archivos de la Comunidad como las personas propietarias de dichos documentos cuando figuren inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Documentos y Patrimonio Documental Madrileño
La norma establece un régimen jurídico diferenciado para los documentos de titularidad pública y de titularidad privada, delimitando las obligaciones y los deberes de quienes sean titulares de documentos de titularidad pública o de documentos de titularidad privada constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño.
Por otra parte, dispone que el Patrimonio Documental Madrileño está formado por el conjunto de documentos de valor permanente producidos, reunidos y conservados por cualquier persona física o jurídica, tanto pública como privada, en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Se prevé su composición, no en razón del origen y de la antigüedad de los documentos, sino en función de haber sido dictaminados como de valor permanente o por poseer un interés para la Comunidad. Y se establece que los documentos producidos o reunidos por las personas privadas, físicas o jurídicas, que no alcancen la antigüedad establecida con carácter general, puedan ser reconocidos como integrantes del mismo por haber sido inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural de la Comunidad, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.
Asimismo, el texto se ocupa del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, que se constituye como un instrumento que tiene por objeto facilitar la identificación de los bienes integrantes de dicho Patrimonio Documenta y del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid, instrumento de planificación y gestión de la Consejería competente en materia de archivos, gestión de documentos y patrimonio documental para el cumplimiento de las funciones que tiene asignadas en relación con el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Dentro de este mismo ámbito, la nueva ley incluye medidas de protección y promoción del Patrimonio Documental Madrileño, tales como la integridad del mismo, no pudiendo eliminarse ningún documento que figure inscrito en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, la protección de los documentos audiovisuales, la regulación del traslado y exportación de documentos de titularidad privada integrantes del Patrimonio Documental Madrileño inscritos en el Registro de Bienes de Interés Cultural, en el Registro de los Bienes de Interés Patrimonial o en el Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño, así como los derechos de tanteo y retracto, el depósito y la expropiación forzosa o la difusión del Patrimonio Documental, la protección de los edificios e instalaciones destinados a archivo y la recuperación de documentos integrantes del Patrimonio Documental Madrileño.
Actividad inspectora y régimen sancionador
Por último, la norma regula la potestad de inspección, determinando las funciones que competen al personal inspector. Cabe destacar como novedad en la protección del Patrimonio Documental Madrileño y para el correcto funcionamiento del Sistema de Archivos, la dotación al personal funcionario competente de la condición de agente de la autoridad.
Asimismo, recoge el régimen de infracciones y sanciones administrativas a aplicar a los documentos de titularidad pública y a los constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño y a los archivos que formen parte del Sistema de Archivos.
Modificaciones legislativas
Se derogan:
- La Ley 4/1993, de 21 de abril (LA LEY 3259/1993), de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
- El Decreto 217/2003, de 16 de octubre (LA LEY 10164/2003), del Consejo de Gobierno, por el que aprueba el Reglamento de composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid.
- La Orden de 10 de julio de 2012, de la Consejera de Presidencia y Justicia, por la que se constituye la Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de la Comunidad de Madrid.
- La Orden 2623/2015, de 24 de noviembre (LA LEY 22121/2015), del Consejero de Presidencia, Justicia y Portavocía del Gobierno, por la que se crea el Archivo Judicial Territorial de la Comunidad de Madrid.
Entrada en vigor
La Ley 6/2023, de 30 de marzo (LA LEY 4575/2023), entra en vigor el 12 mayo de 2023, a los treinta días de su publicación en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid.